天顺平台通过内置的智能规则引擎和自动化工作流，实现档案保管期限的精准鉴定与合规销毁，确保档案库的高效运转与数据安全。该系统将传统人工盘点转化为系统自动预警与审批，大幅降低管理成本并规避合规风险。
智能鉴定规则的配置与自动预警
在档案归档之初，系统即可根据档案门类自动匹配相应的保管期限规则。管理员可依据国家档案管理规定或企业内部制度，自定义各类档案的保管年限。
可执行步骤
- 在系统后台的规则引擎模块，按档案全宗或门类设置保管期限公式。
- 系统每日定时运行后台任务，扫描即将到期的档案卷宗。
- 自动生成待鉴定档案清单，并向档案管理员发送系统消息预警。
自动化销毁流程与合规审批保障
对于达到保管期限的档案，天顺平台提供严谨的鉴定与销毁审批流，确保每一份档案的处置都有迹可循。
可执行步骤
- 管理员在待鉴定清单中勾选需销毁的档案，系统自动生成标准化的档案销毁清册。
- 销毁清册触发预设的多级审批工作流，依次流转至部门负责人、档案主管及保密专员。
- 审批过程中支持在线批注与电子签章，确保审批意见具备法律效力。
数据彻底销毁与安全隔离机制
审批通过后，系统执行销毁操作，并提供完善的安全保障机制，防止数据误删或恶意篡改。
- 逻辑与物理双重处理：系统首先对档案进行逻辑删除，移入销毁暂存区；经过设定的冷静期后，再执行物理删除或覆盖操作。
- 审计日志留痕：所有销毁操作的时间、操作人、审批人及销毁范围均被永久记录在审计日志中，不可篡改。
- 关联数据解绑：自动解除被销毁档案与目录、全文及元数据之间的关联，释放存储空间。
适用情境与注意事项
适用情境：该功能特别适用于档案存量庞大、门类复杂的大型企业集团、政务机构及医疗单位，能有效解决人工鉴定效率低、易遗漏的痛点。
注意事项：
- 涉及未结清债权债务或正在诉讼中的档案，需在系统中设置冻结标识，系统会自动将其排除在自动销毁清单之外。
- 涉密档案的销毁必须严格遵循国家保密规定，系统内的电子销毁不能替代实体涉密载体的物理粉碎流程。
- 定期审查和更新保管期限规则，以适应最新法律法规的变化。